Les congés approchent et plusieurs demandes commencent à arriver.
Un collaborateur souhaite partir deux semaines. Un autre demande exactement la même période. Une troisième personne avait déjà prévu son voyage depuis plusieurs mois.
Sur le papier, il suffit de valider des dates.
Dans la réalité, le dirigeant doit répondre à une autre question : qui va faire le travail pendant leur absence ?
Dans une petite entreprise, le départ temporaire d’une seule personne peut avoir des conséquences importantes. Un dossier reste sans suivi. Les clients attendent davantage. Certaines factures ne partent pas. Des demandes s’accumulent.
Pourtant, les congés ne devraient jamais devenir une période de tension.
Le problème vient généralement moins des absences que de leur préparation.
Commencez par avoir une vue d’ensemble
Lorsque chaque collaborateur transmet sa demande séparément par WhatsApp, par mail ou oralement, les conflits de dates deviennent difficiles à anticiper.
Il faut un calendrier commun.
Ce calendrier peut être très simple. Un fichier Excel partagé peut suffire pour une petite équipe.
Il doit permettre de voir les périodes d’absence demandées, les congés déjà validés et les personnes qui seront présentes.
Le dirigeant peut ainsi repérer rapidement une situation problématique.
Si les deux personnes qui gèrent habituellement les demandes clients souhaitent partir pendant la même semaine, par exemple, la décision doit être prise suffisamment tôt.
Identifiez les postes sensibles
Toutes les absences n’ont pas le même impact.
Posez vous une question pour chaque collaborateur : Que risque t il de ne plus se passer correctement si cette personne s’absente pendant deux semaines ?
La réponse permet d’identifier les tâches qui dépendent trop d’une seule personne.
Cela peut être la facturation, le suivi des paiements, la gestion des commandes, la relation avec certains fournisseurs, la préparation de la paie ou encore le traitement des demandes clients.
Ces tâches doivent être recensées avant le départ.
Préparez la transmission avant les congés
La veille du départ n’est pas le bon moment pour expliquer à un collègue comment reprendre quinze dossiers.
Prévoyez une transmission quelques jours auparavant.
Le collaborateur qui part doit préciser les dossiers en cours, les échéances à venir, les personnes à contacter, les documents nécessaires et les actions qui devront être réalisées pendant son absence.
Une fiche de transmission peut faciliter ce travail.
Prenons un exemple. Votre responsable administratif doit s’absenter pendant dix jours. Trois factures importantes doivent être réglées durant cette période.
Si cette information reste uniquement dans sa tête ou dans son agenda personnel, l’entreprise devient dépendante de sa présence.
Si les échéances, montants, coordonnées et procédures sont documentés, une autre personne peut prendre le relais.
Définissez clairement qui remplace qui
« L’équipe va gérer » n’est pas une organisation.
Chaque responsabilité importante doit être confiée à une personne précise.
Qui répond aux clients ? Qui suit les paiements ? Qui traite les demandes urgentes ? Qui valide certaines décisions ?
Le collaborateur absent doit savoir qui reprend ses dossiers. Celui qui assure le remplacement doit également connaître exactement son périmètre.
Cette clarification évite les situations où chacun pense qu’un autre s’occupe du dossier.
Évitez de déranger systématiquement les collaborateurs en congé
Un collaborateur qui reste connecté à son téléphone professionnel pendant toute la durée de ses congés n’est jamais réellement absent.
Bien sûr, certaines fonctions peuvent nécessiter une disponibilité exceptionnelle.
Mais si vous devez appeler systématiquement un salarié en congé pour savoir où se trouve un document ou comment traiter un dossier, le problème vient probablement de l’organisation interne.
Une entreprise correctement structurée doit pouvoir continuer à fonctionner pendant une absence temporaire.
Les congés révèlent aussi les faiblesses de l’organisation
Une absence peut finalement être un excellent test.
Elle permet de découvrir les informations détenues par une seule personne, les procédures qui n’existent que verbalement et les tâches pour lesquelles aucun remplacement n’a été prévu.
Notez ces difficultés lorsqu’elles apparaissent. Puis corrigez les causes.
Avec le temps, votre entreprise devient moins dépendante des individus et davantage capable de fonctionner grâce à une organisation connue de tous.
Chez Assistéo, nous pouvons accompagner les PME dans l’organisation administrative, la formalisation des procédures et la mise en place d’outils simples de suivi.
Les congés font partie de la vie normale d’une entreprise. Lorsqu’ils créent systématiquement du désordre, c’est souvent l’organisation qu’il faut revoir.
