Il est 18 heures.
Votre journée devait être consacrée au développement commercial.
Pourtant, vous avez répondu aux messages clients, relancé un fournisseur, vérifié une facture, corrigé un document, pris trois rendez vous et réglé plusieurs petits problèmes administratifs.
La journée est terminée. Le développement commercial attendra demain.
Cette situation est fréquente dans les petites entreprises. Au démarrage, le dirigeant fait presque tout lui même.
C’est souvent nécessaire.
Le problème apparaît lorsque l’entreprise grandit mais que cette manière de travailler ne change pas.
Faire soi même coûte parfois plus cher qu’on ne le pense
Une tâche peut ne rien coûter en apparence parce que vous l’effectuez personnellement. Pourtant, elle consomme une ressource limitée : votre temps.
Supposons qu’un dirigeant consacre deux heures par jour à des tâches administratives courantes. Cela représente environ dix heures par semaine.
La question n’est donc pas seulement de savoir s’il est capable d’accomplir ces tâches. Il faut se demander ce qu’il aurait pu faire pendant ces dix heures.
Rencontrer des prospects ? Développer une nouvelle offre ? Suivre les clients importants ? Chercher des partenaires ? Réfléchir aux prochaines décisions de l’entreprise ?
C’est ici que se trouve le coût réel.
Toutes les tâches ne méritent pas l’attention du dirigeant
Prenez une feuille et notez les activités que vous réalisez pendant une semaine. Ensuite, classez les.
Certaines nécessitent réellement votre intervention. Une négociation importante, une décision financière, le recrutement d’un collaborateur stratégique ou la définition d’une nouvelle offre peuvent difficilement être confiés entièrement à quelqu’un d’autre.
D’autres tâches doivent simplement être exécutées correctement.
Préparer un document, organiser un rendez vous, mettre à jour un tableau, envoyer une facture, classer des pièces, effectuer certaines relances ou organiser des dossiers entrent souvent dans cette deuxième catégorie.
Votre présence n’apporte pas nécessairement plus de valeur à leur exécution.
Commencez par les tâches répétitives
La délégation devient beaucoup plus simple lorsqu’on commence par ce qui revient régulièrement.
Chaque lundi, vous préparez le même tableau. Chaque fin de mois, vous rassemblez les mêmes documents. Chaque nouveau client déclenche les mêmes opérations administratives. Chaque facture suit pratiquement le même circuit.
Ce sont de bons candidats à la délégation.
Pour chacune de ces tâches, documentez simplement la manière dont vous souhaitez qu’elle soit exécutée. Une personne compétente pourra ensuite la reprendre.
Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle
C’est souvent l’une des craintes des dirigeants : « Si je ne le fais pas moi même, comment savoir si c’est bien fait ? »
La réponse tient dans le suivi.
Vous pouvez confier l’exécution tout en gardant la visibilité.
Un tableau de suivi peut vous indiquer les factures envoyées, les paiements reçus, les dossiers en attente ou les relances effectuées.
Vous ne réalisez plus chaque opération, mais vous savez ce qui se passe. C’est précisément ce qu’une bonne organisation doit permettre.
Faut il recruter pour commencer à déléguer ?
Pas nécessairement.
Une petite entreprise n’a pas toujours suffisamment de travail ou de trésorerie pour recruter immédiatement une personne à temps plein.
Certaines fonctions peuvent être confiées à un prestataire externe.
Cette formule permet d’obtenir une assistance quelques heures par semaine ou selon un volume de travail défini.
Le choix dépend du besoin, de sa fréquence, du niveau de confidentialité, du budget disponible et du degré de présence nécessaire.
Faites un test simple
Regardez votre agenda des cinq derniers jours.
Identifiez trois tâches que quelqu’un d’autre aurait pu accomplir avec les bonnes instructions. Calculez ensuite le temps que vous leur avez consacré.
Vous aurez une première estimation du temps que vous pourriez récupérer chaque semaine.
Chez Assistéo, nous accompagnons les dirigeants qui souhaitent confier une partie de leur gestion administrative sans alourdir immédiatement leur structure.
Diriger une entreprise ne consiste pas à être la personne qui effectue le plus de tâches.
Votre temps doit progressivement se déplacer vers les activités pour lesquelles votre présence a réellement de la valeur.
