Un dirigeant peut connaître parfaitement son activité et pourtant avoir du mal à répondre rapidement à quelques questions.
Combien avons nous réellement encaissé ce mois ci ? Combien de clients nous doivent encore de l’argent ? Quels produits ou services se vendent le mieux ? Combien de nouveaux prospects avons nous obtenus ? Quelles dépenses importantes arrivent dans les prochaines semaines ?
Lorsque ces réponses nécessitent de fouiller dans plusieurs fichiers, de consulter WhatsApp ou d’appeler le comptable, le pilotage devient compliqué.
Un tableau de bord permet de rassembler les informations utiles au même endroit.
Un tableau de bord n’est pas un rapport de vingt pages
Le but n’est pas d’accumuler des chiffres.
Il s’agit de sélectionner les quelques informations qui vous aident réellement à comprendre la situation de l’entreprise et à décider.
Pour une petite entreprise, un fichier Excel ou Google Sheets correctement conçu peut largement suffire.
L’outil importe moins que la qualité des informations suivies.
Commencez par les questions auxquelles vous voulez répondre
Avant de choisir vos indicateurs, demandez vous ce que vous avez besoin de savoir régulièrement.
Votre priorité est peut être la trésorerie. Dans ce cas, vous devez suivre les encaissements, les dépenses, les factures clients en attente et les principales échéances.
Votre priorité peut aussi être commerciale. Vous regarderez alors le nombre de prospects, les devis envoyés, les ventes réalisées et le taux de transformation.
Les indicateurs doivent servir vos décisions.
Suivez peu de chiffres au départ
Une PME n’a généralement pas besoin de cinquante indicateurs.
Commencez avec cinq à dix informations : chiffre d’affaires réalisé, montant réellement encaissé, créances clients en attente, dépenses du mois, trésorerie disponible, nombre de nouveaux prospects, nombre de devis envoyés, nombre de ventes conclues et nombre de réclamations clients.
Vous pourrez ensuite compléter votre tableau selon les besoins.
Chiffre d’affaires et encaissement ne racontent pas la même histoire
Une entreprise peut réaliser plusieurs millions de francs CFA de chiffre d’affaires au cours d’un mois sans avoir encaissé l’intégralité de cette somme.
C’est pourquoi le tableau doit distinguer ce qui a été facturé de ce qui est réellement entré sur les comptes ou dans la caisse.
Prenons un exemple. Votre entreprise réalise 5 000 000 FCFA de ventes au cours du mois, mais seulement 3 200 000 FCFA ont été encaissés.
Les deux chiffres sont importants. Le premier renseigne sur l’activité commerciale. Le second renseigne sur l’argent réellement disponible.
Cette distinction évite de prendre certaines décisions sur la base d’un chiffre d’affaires qui n’a pas encore été transformé en trésorerie.
Ajoutez une comparaison
Un chiffre isolé donne peu d’informations.
Si vous réalisez 4 000 000 FCFA de chiffre d’affaires en octobre, est ce satisfaisant ? Cela dépend.
Vous aviez peut être réalisé 2 800 000 FCFA en septembre. Ou 5 500 000 FCFA.
Ajoutez donc une colonne permettant de comparer le résultat avec le mois précédent ou avec l’objectif fixé.
Vous voyez immédiatement la tendance.
Mettez le tableau à jour à fréquence fixe
Le tableau de bord doit devenir une habitude de gestion.
Choisissez une fréquence adaptée. Certains indicateurs peuvent être suivis chaque semaine. D’autres une fois par mois.
Le plus important est la régularité.
Un dirigeant qui regarde ses chiffres uniquement lorsqu’un problème apparaît perd une grande partie de l’intérêt du tableau de bord.
Transformez les chiffres en décisions
C’est la partie la plus importante.
Votre tableau indique que les ventes augmentent mais que les encaissements diminuent ? Il faut examiner le suivi des créances.
Le nombre de prospects progresse mais les ventes stagnent ? Regardez votre processus commercial.
Les réclamations augmentent ? Cherchez ce qui se passe dans l’expérience client.
Les dépenses progressent plus vite que les revenus ? Identifiez les postes concernés.
Un tableau de bord utile doit conduire à une question, puis à une décision.
Qui doit préparer le tableau de bord ?
Le dirigeant n’est pas obligé de collecter lui même toutes les données.
Un collaborateur ou un prestataire peut rassembler les informations, mettre le tableau à jour et signaler les écarts.
Le dirigeant conserve alors ce qui relève réellement de sa responsabilité : lire les informations, poser les bonnes questions et décider.
Assistéo peut accompagner les PME dans la mise en place de tableaux de suivi adaptés à leur activité ainsi que dans la collecte et l’organisation des données administratives nécessaires.
Vous n’avez pas besoin de tout mesurer.
Vous avez besoin de voir suffisamment clairement votre entreprise pour savoir où intervenir.
