En novembre, décembre paraît encore loin.
Vous avez des commandes à livrer, des clients à suivre et des demandes à traiter. Les dossiers à remettre en ordre attendront un moment plus calme.
Puis les dernières semaines de l’année arrivent. Votre comptable demande des pièces. Un fournisseur réclame un règlement que vous pensiez effectué. Plusieurs dossiers restent ouverts, mais personne ne sait exactement ce qu’il manque pour les terminer.
La fin d’année n’a pas créé ces difficultés. Elle les a simplement rendues visibles au même moment.
Commencer dès novembre permet de les traiter progressivement, pendant que vos collaborateurs et vos interlocuteurs sont encore disponibles.
Faites la liste des dossiers qui doivent réellement avancer
« Mettre l’entreprise en ordre » est une intention trop large pour organiser le travail.
Commencez par des questions précises. Quelles prestations restent à terminer ? Quelles livraisons attendent une confirmation ? Quels dossiers nécessitent encore une validation du client ? Quelles factures doivent être émises ou vérifiées ?
Rassemblez ces éléments dans un tableau simple avec quatre informations : le dossier, ce qu’il reste à faire, la personne responsable et la date prévue.
Un dossier marqué « en cours » depuis trois semaines ne dit pas grand-chose. « Attendre la validation du client sur le devis révisé, relance prévue jeudi » permet déjà d’agir.
Rapprochez les factures et les règlements
Une facture envoyée n’est pas forcément réglée. Un paiement reçu n’est pas toujours correctement rattaché à la facture correspondante.
Reprenez vos factures clients et vérifiez leur situation : payée, partiellement payée, non échue, en retard ou contestée.
Faites le même travail pour les fournisseurs. Certaines factures ont peut-être été reçues sur WhatsApp sans rejoindre votre suivi. D’autres ont été payées, mais la preuve du règlement reste dans le téléphone d’un collaborateur.
L’objectif est de distinguer ce qui reste réellement à traiter de ce qui a déjà été fait.
Lorsqu’un écart apparaît, vérifiez-le avant de relancer ou de programmer un paiement.
Demandez les pièces manquantes maintenant
Un justificatif est généralement plus facile à retrouver quelques jours après une opération que plusieurs mois plus tard.
Demandez à votre comptable quelles pièces lui manquent déjà. Puis répartissez les recherches : factures fournisseurs, reçus, relevés, justificatifs de dépenses ou documents liés à une prestation.
Évitez de transmettre une demande générale comme « envoyez-moi tous les documents ».
Une liste précise facilite les réponses. Elle permet aussi de voir ce qui a été reçu et ce qui reste à récupérer.
Regardez les engagements qui arrivent à échéance
La fin d’année peut coïncider avec le renouvellement de certains contrats, abonnements ou accords commerciaux.
Consultez leurs conditions et leurs dates. Faut-il confirmer une poursuite ? Prévoir une discussion avec un prestataire ? Signaler une modification dans un délai particulier ?
Ces vérifications évitent de découvrir trop tard qu’une décision aurait dû être prise plusieurs semaines auparavant.
Répartissez le travail sur novembre
Tout n’a pas besoin d’être réglé en deux jours.
Vous pouvez consacrer une première semaine au recensement des dossiers, une deuxième aux pièces manquantes, puis les suivantes aux vérifications et aux décisions en attente.
Gardez un point court chaque semaine. Pour chaque sujet bloqué, identifiez la prochaine action et la personne qui doit la réaliser.
Chez Assistéo, nous pouvons vous accompagner dans la mise en ordre de vos dossiers, le suivi des pièces manquantes et la préparation des éléments à transmettre à votre comptable.
Une fin d’année mieux préparée commence souvent par quelques dossiers que l’on décide enfin de terminer.
